从上述范例我们可以看出，两种文体都是三段式。书信需要要称呼，署名落款等，位置和通知稍有不同。其次，通知的特点是中间的Notice居中，并且需要按月日年的顺序再右边标上日期。两种文体务必要确保格式准确。
其次，信息完整指的是不要有信息点遗漏，比如2014年英语1的小作文要求你给大学校长写一封信提建议改善学生的身体状况，并且附上了一条要求：add details you think necessary.很多同学可能会无视这一条，但其实这也包含了要写作的内容，所以主体段就不能只提建议，而是要写细节。
第三，内容和组织连贯指的是句与句之间，段落与段落之间需要有衔接，不能前言不搭后语毫无逻辑，所以补充一些逻辑关系词是必要的，它也能让改卷老师迅速get到你的要点，此处提供一些逻辑衔接词参考。如To begin with, in addition, last but not least, the primary factors are as follows, from what has been discussed above……
第四，语言准确。语言准确即使用英语表达想法，除了可以积累一些模板句式以外，还需注意不要有一些低级的语法错误，所以每次写完都要检查一些易错点如：主谓一致、名词单复数、动词时态、拼写、冠词使用等。
